UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA
CURSO: B109 INTRODUCCIÓN A LA BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS AFINES
DOCENTE: LICDA. DORA CRISTINA GODOY LÓPEZ
SEGUNDO SEMESTRE 2009
MÓDULO INSTRUCCIONAL No.9
Documentación: Centros de documentación y bibliotecas especializadas
1. OBJETIVOS
Durante el desarrollo del Módulo, el estudiante:
· Define qué es un Centro de documentación
· Define qué es una biblioteca especializada
· Conoce las diferencias y similitudes entre el Centro de documentación y la biblioteca especializada
2. CONTENIDO
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
http://cultura.glosario.net/terminos-bibliotecarios/centro-de-documentaci%F3n-12290.html
Organismo orientado a la preparación de compilaciones de documentos, además anuncian, seleccionan, procesan, a través del resumen y la indización, recuperan y diseminan determinados documentos en respuesta a las demandas y necesidades de información específicas de los usuarios. Su objetivo es facilitar el acceso rápido y sencillo a los documentos mediante un análisis de su contenido. También llamado Centro de información.
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
http://bibliosevilla.blogspot.com/2007/04/operaciones-y-definicin-de-un-centro-de.html
Un centro de documentación es un organismo o unidad organizativa que, en mayor o menor medida, realiza todas las actividades de la cadena documental, desde la selección de información y documentos a la distribución de los mismos, en el marco de un entorno informativo especializado. Los centros de documentación pueden estar ubicados en departamentos, en centros de investigación, en empresas y en algunos casos son empresas por sí mismas.
LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
http://opinionessobrebiblioteconomia.blogspot.com/2007/06/los-centros-de-documentacin.html
En la práctica ya vimos con el Centro de Documentación Europea como funcionaba este tipo de centros pero...¿y la teoría?
Su origen se encuentra en el entorno de la comunicación científica, es decir, se originaron en un momento en el que hubo una gran proliferación de publicaciones científicas. Éstas tenían que se ordenadas urgentemente, y de una forma especializada. Y así, los centros de documentación vinieron a hacer este trabajo, que la verdad es que nos facilita mucho las cosas. Pienso que si a veces a nosotros los estudiantes nos son de gran utilidad... a los investigadres seguro que les resuelven muchos muchos problemas....
Cada centro tiene unas características propias, pero la mayoría de los centros de documentación tienen una serie de características en común. Así, son organismos que, en mayor o menor medida, dependiendo del centro, realizan todas las actividades de la cadena documental, desde la selección de la información y documentación, a la distribución de los mismos, en el marco de un entorno informativo especializado. Resumiendo lo que hace con la información:
- Selecciona-recoge-reúne
- organiza
- recupera
- suministra
- difunde
La función de las personas que trabajan en estos centros es la de tener la información disponible y organizada sobre un tema especializado, para así poder satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Por ello, son intermediarios entre la información y el usuario.
Entre los servicios que suelen prestar:
- Biblioteca de referencia
- Análisis
- Recuperación
- acceso a documentos primarios
- hemeroteca
- reprografía
- traducción
- orientación al usuario
Pueden estar ubicados en departamentos, centros de investigación, empresas, o algunos de ellos son empresas por sí mismos, lo que da fe de la rentabilidad e importancia que los centros de documentación tienen en nuestros días.
EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Rosario López de Prado
rlp@man.es
http://www.geocities.com/zaguan2000/501.htm
Técnicas de organización. Funciones y características.
Índice
§ Definición y concepto
§ Tipología
§ Estructura
§ Organización y funcionamiento
Definición y concepto.
El centro de documentación nació como respuesta a la explosión documental de contenido científico-técnico. Se iniciaron como secciones de bibliotecas especializadas que comenzaron a cumplir funciones no cubiertas por aquellas, y más tarde se independizaron como organismos. El centro de documentación es una institución que actúa como mediadora entre el usuario (presente directa o indirectamente) y los conocimientos, gracias a sus servicios de selección, tratamiento, almacenamiento y difusión de la información.
Tipología.
Existen multitud de criterios a la hora de hacer una clasificación de los centros de documentación, según se atienda a unos u otros aspectos. En términos generales pueden clasificarse de la siguiente manera:
· Nacionales: de ámbito nacional, suelen depender de organismos estatales y ser especialistas técnico-científicos. Recogen y coordinan la información generada en un país. En los paises en vías de desarrollo es relativamente frecuente encontrar centros de documentación instalados por organismos internacionales y administrados por el Estado, con vistas a facilitar el desarrollo técnico y económico de la nación, y a la vez proporcionar información a los organismos patrocinadores.
· Internacionales. Son de ámbito internacional. Generalmente se trata de grandes centros documentales trabajando en campos definidos e intentan unificar la documentación que se genera universalmente en ese campo. Están automatizadas, ya que esa es la única posibilidad de desarrollar la ingente labor que supone procesar grandes cantidades de información y a menudo están financiadas por organismos internacionales. Proporcionan listas de referencias, pero no documentos originales y son más exhaustivos que pertinentes.
· Especializados, trabajando a escala nacional, generalmente en campos muy concretos. Suelen proporcionar documentos muy pertinentes y servicios de calidad; sus usuarios son casi exclusivamente técnicos y científicos, trabajan en la difusión selectiva de la información y utilizan técnicas avanzadas. Sus productos suelen estar a la venta a precios si no siempre asequibles, sí rentables para investigadores y empresas.
· Servicios de documentación. Son organismos sin existencia autónoma, que dependen de organismos públicos o privados, para los cuales trabajan, aunque frecuentemente también atienden a usuarios ajenos, interesados por el campo que ellos cubren. Poseen un excelente conocimiento de sus usuarios, así como de sus necesidades y posibilidades, por lo cual pueden prestar ayuda individualizada y trabajar sobre la base de perfiles de usuarios, proporcionar documentos originales, seleccionarlos y desarrollar funciones de formación documental.
Estructura.
Los centros de documentación están formados por las siguientes unidades:
v Unidad de fondos documentales y publicaciones. En ellos se estudian los fondos existentes, se elaboran los catálogos y publicaciones propias.
v Unidad de análisis documental. Es la unidad técnica: se encarga de las tareas de clasificación, catalogación, indización resúmenes, etc.
v Unidad de tratamiento informático, encargada de introducir los datos en el ordenador de acuerdo con una determinada organización y con arreglo a un programa que permitirá su recuperación.
v Unidad de recuperación y difusión de la información, a la que corresponde la búsqueda retrospectiva de la información y la difusión selectiva de la misma.
v Unidades auxiliares: se ocupan de funciones tales como la reprografía, traducciones, administración, etc., y la unidad informática, encargada de mantener al día todo el funcionamiento automatizado del centro.
Organización y funcionamiento.
Operaciones previas. La organización de un centro de documentación implica conocer detalladamente a los usuarios y sus necesidades, así como conocer de antemano qué servicios se van a prestar y cuantos centros de documentación se ocupan de las mismas o similares tareas. Teniendo en cuenta estos aspectos, los responsables del centro deben elaborar un estudio preliminar que tenga en cuenta los siguientes puntos:
· Justificación de la existencia del centro de documentación y objetivos que se persiguen.
· Viabilidad en un medio concreto y funciones de otros servicios, con el fin de evitar duplicidad de trabajos.
· Análisis cuantitativo y cualitativo de las necesidades de los usuarios.
· Delimitación de las disciplinas de las que el centro deberá ocuparse, con el fin de evitar la dispersión de las funciones.
· Establecimiento de las fuentes bibliográficas y documentales que se utilizarán y del lenguaje de indización.
Fondo documental. Un centro de documentación trabaja con todo tipo de documento, sea este primario -especialmente artículos de revistas y publicaciones científicas-, secundario o terciario.
Operaciones documentales: son el conjunto de operaciones necesarias para el funcionamiento correcto de todo centro de documentación, y tienen como finalidad proporcionarle al usuario la información requerida de acuerdo con sus necesidades. Estas operaciones, que se suceden escalonadamente en forma de cadena, forman las siguientes etapas:
1º: Selección documental. Consiste en escoger los documentos de interés de entre todos aquellos que se producen diariamente, ayudados por fuentes de información bibliográficas y documentales sean estas internas o externas al centro.
2º: Tratamiento documental: conjunto de operaciones llevadas a cabo por el documentalista con el fin de identificar un documento y su contenido y diferenciarlo de los otros documentos existentes. Se compone de dos partes, análisis y búsqueda.
Análisis: conjunto de operaciones que llevan a presentar el contenido de un documento de una forma distinta a la original para facilitar la localización y consulta posterior. Se compone de:
Descripción bibliográfica: identificación, ordenación y registro.
Catalogación: representación de datos propios del documento.
Indización: extracción de las ideas mediante palabras-clave.
Resumen: crítico, analítico, de autor...
Búsqueda. Una vez analizados los documentos se organizan en la memoria documental, a partir de la cual se llevarán a cabo los procesos de recuperación de la información, en la cual intervendrán:
La memoria documental, organizada por fichas/documentos o por fichas/ideas, más práctica en los centros con gran fondo documental.
Operaciones lógicas de búsqueda, realizadas sobre los datos almacenados en la memoria. Los procedimientos se basan en la lógica booleana y en la lógica simbólica.
Soportes y equipos documentales utilizados en la recuperación de la información. Pueden ser de varios tipos: manuales, semimecánicos, mecánicos o automatizados.
El documentalista, encargado de poner en marcha todo el sistema y de llevar a cabo los distintos procesos de forma adecuada para hacerlos operativos.
3º: Difusión documental. Es la última operación de la cadena documental la que responde directamente al interés del usuario. Se presenta bajo tres aspectos diferentes:
Difusión general: distribución global de la información a un grupo de personas interesadas. Son tratamientos sencillos, económicos y superficiales (circulación de revistas, confección de boletines de sumarios, préstamo, ficheros, listas bibliográficas, etc.).
Difusión bibliográfica: distribución de la información profundamente tratada y elaborada por el sistema documental: consiste en reunir documentos de naturaleza diversa y extraer y difundir sus referencias bibliográficas (boletines de resúmenes, boletines bibliográficos, boletines de índices y búsquedas bibliográficas retrospectivas).
Difusión selectiva de la información: distribución parcial de la información preparada para la necesidad de cada usuario o grupo muy definido de usuarios. Consiste en difundir periódicamente las referencias bibliográficas destinadas a los usuarios que previamente han definido su perfil o interés.
LAS BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS Y LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN: ….
http://www.aab.es/pdfs/baab73/73f1.pdf
Mª CARMEN MILLÁN RÁFALES
BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS
INTRODUCCIÓN
Las Bibliotecas Especializadas y los Centros de Documentación ocupan dentro de la tipología establecida, uno de los lugares más recientes, ya que en su nacimiento está vinculado al aumento de la información que se ha producido, sobre todo, en la segunda mitad de siglo XX.
El volumen de la documentación se ha visto tan incrementado en el último siglo que la forma más eficaz de almacenar, tratar y difundir la información que los documentos contienen es haciéndolo a través de núcleos pequeños, que limiten sus fondos que siempre tratan de un tema concreto.
La especialización es la clave de la eficacia en el ámbito de la información y la documentación.
En el primer decenio del siglo XX los norteamericanos dieron el primer paso para reconocer la existencia de Bibliotecas Especializadas y crearon la Asociación de Bibliotecas Especiales (Special Libraries Association), con el fin de favorecer el estudio y la reflexión de este tipo de bibliotecas. Más tarde aparecieron asociaciones similares en el Reino Unido (Aslib) y en Francia (Adbs).
Como vemos, la denominación anglosajona utiliza el término “especiales” para referirse a lo que en España ya preferimos denominar “especializadas”. En la actualidad el término especiales se refiere a bibliotecas que poseen determinadas características, sin que éstas tengan que ver necesariamente con su contenido temático (bibliotecas de hospitales, para ciegos, etc.), también en ocasiones se llaman especiales las bibliotecas que contienen determinados tipos de documentos (publicaciones periódicas, grabaciones sonoras, películas, etc. ), pero en estos casos conviene más utilizar el término correspondiente a cada uno de ellos (hemerotecas, videotecas, etc.).
En definitiva, son centros de información que aglutinan, tratan y difunden información relativa a un tema o a un grupo de temas afines. Normalmente se trata de organismos vinculados a centros de investigación, organizaciones industriales o culturales, laboratorios, asociaciones profesionales, departamentos gubernamentales y todo tipo de instituciones que desarrollan su trabajo en un ámbito determinado. La misión principal de estas bibliotecas es proporcionar información a las personas que enfocan sus actividades hacía estos temas, así como a las que trabajan en esos centros, para que puedan desarrollar adecuadamente sus tareas en base a estudios e investigaciones.
Para completar más la definición, podemos señalar algunas características que la diferencian de otro tipo de centro de información:
• La tipología y tratamiento de sus documentos.
• Los usuarios, con una formación elevada y unos requerimientos especializados.
• Los profesionales que las mantienen, con formación especializada en el área temática.
• Su funcionamiento activo y su continua actualización.
• Conexión y relación con otras bibliotecas, centros e instituciones.
• El alto grado de automatización de todos sus servicios, que facilita notablemente el acceso y la recuperación de la información.
• Pequeño tamaño de su colección, espacio y personal.
Por otro lado, sus funciones principales son:
• Proporcionar información de manera rápida y eficaz.
• Realizar un tratamiento exhaustivo de los documentos, que permita obtener una mayor información.
• Continua puesta al día de sus fondos y catálogos.
• Difusión Selectiva de la Información (DSI), realizada “a medida” de las necesidades de los usuarios.
• Facilitar el acceso a bases de datos relacionadas con su temática y que tenga interés para ella.
FONDOS: COMPOSICIÓN Y TRATAMIENTO
Generalmente se admite que en la mayor parte de las Bibliotecas Especializadas y Centros de Documentación la colección tiene tres principales componentes:
1. Información publicada: publicaciones periódicas, monografías, normas, patentes, obras de referencia.
2. Información generada internamente por la institución en que se ubica: literatura gris (papeles de trabajo, correspondencia), informes, estudios, proyectos, etc.
3. Información disponible a través de fuentes externas a la institución u organización: bases de datos y catálogos de otras instituciones.
Paralelamente, las colecciones se componen básicamente de los mismos fondos que las bibliotecas de otra tipología, que se dan por sabidas y no vamos a enumerar. Esta tipología contempla simultáneamente la inclusión de documentos no sólo bibliográficos, sino en múltiples formatos.
En cuanto al método utilizado para gestionar estos sistemas de información, hemos de señalar que, mientras en otras unidades informativas el tratamiento hace referencia a la descripción bibliográfica y a la descripción de su contenido, en las organizaciones especializadas se presta mayor atención al tratamiento del contenido de los fondos ya que proporciona mayor información al usuario. Para ello es frecuente el uso del resumen como instrumento de selección de la información, las palabras clave utilizadas para las listas de términos o tesauros especializados.
La temática, como hemos apuntado, hace referencia a contenidos específicos sobre los temas que aborda su organización o institución, sin embargo no puede limitarse a eso nada más. Para dar más y mejor información a sus usuarios tiene que albergar también fondos sobre temáticas paralelas a la propia de la especialización.
USUARIOS Y SERVICIOS
La información que reúnen los centros especializados está dirigida, como también hemos mencionado, a las personas que trabajan o colaboran con la entidad o institución a que se vincula a la biblioteca. La mayor parte de estos profesionales va a poseer una formación de alto nivel referente a estudios y a desarrollo profesional, lo que provoca que sus requerimientos de información exijan eficaces respuestas. Igualmente va dirigida a usuarios muy especializados e interesados en la temática que trata la biblioteca.
El usuario de las organizaciones especializadas, va a ser un usuario exigente que busca soluciones rápidas y eficaces, y además, va a querer información continuada sobre las novedades informativas que se producen en su ámbito profesional o de estudio. No obstante cada centro deberá realizar estudios de los mismos para tener conocimiento lo más real posible acerca de las necesidades de sus lectores y adecuar sus servicios a esas necesidades.
Generalmente los Servicios que estas Unidades de Información prestan a sus usuarios son variados: lectura en sala; en ocasiones, préstamo; información bibliográfica, etc., y otros más específicos de las Bibliotecas Especializadas y Centros de Documentación: el servicio de información y referencia que cumple un papel fundamental en estas bibliotecas, debido a que las demandas más importantes por parte de los usuarios son resueltas a través de este servicio.
La difusión de la información que se realiza puede ser previa petición del usuario, es decir, contestando a preguntas realizadas por él, o puede ser la propia biblioteca la que tome la iniciativa, anticipándose a la petición de los lectores y suministrando información de interés para ellos: DSI, antes citado.
La Difusión Selectiva de la Información es un sistema de difusión y gestión documental “hecho a medida”, por el cual se ofrecen a cada usuario las referencias de documentos correspondientes a sus temas de interés, seleccionados a partir de todos los documentos, o incluso los propios documentos, correspondientes a sus temas de interés, recibidos o identificados durante un determinado periodo. DSI parte de la realización de lo que se denomina perfil de interés del usuario, que consistirá en la estrategia de búsqueda con su conjunto de descriptores correspondientes a sus necesidades informativas y documentales permanentes. El perfil de interés deberá ser revisado periódicamente por el propio usuario, ya que la eficacia de este tipo de servicio depende de la pertinencia del propio perfil.
Otro servicio común a todos los Centros de Información es el de formación de usuarios, que tiene como objetivo que éstos dispongan de mayor autonomía en la búsqueda de la información y que la realicen con la mayor efectividad y menos pérdida de tiempo. Algunos de estos programas pueden facilitar el manejo de instrumentos bibliotecarios (Catálogos, bases de datos, OPACs...); seminarios, formación en nuevas tecnologías; atención personalizada al que no sabe el manejo del ordenador, etc.
El servicio de reproducción y de traducción de documentos es también de especial importancia. Debe ofrecer este servicio la posibilidad de reproducir los fondos propios y los de otros centros, siempre dentro de las leyes al respecto. El servicio de traducción, aunque menos frecuente, puede facilitar muchas consultas a los usuarios, son realizadas por el personal de los centros o por profesionales fuera de ellas.
En general, los servicios de las Bibliotecas Especializadas y Centros de Documentación tienden a compartirse cada vez más: los planes de adquisición cooperativa, la catalogación, el tratamiento cooperativo y el préstamo interbibliotecario. Además el alto grado de automatización permite disponer de las informaciones que almacenan en distintas unidades, a través de sus bases de datos accesibles a cada una de ellas.
Por todo lo expuesto, actualmente, podemos y debemos hablar más de Sistemas y Redes de información como instrumentos necesarios para procesar y aplicar la información. Los Sistemas de Información, tienen como objetivo satisfacer las necesidades de la información de sus usuarios, a través de la integración de los flujos informativos existentes en las organizaciones. De la mano de las Tecnologías de la Información, los Sistemas y las Redes de Información compartidas están produciendo una revolución en las organizaciones, favoreciendo el acceso rápido a la información interna y externa. La aparición también de protocolos, estándares y normas aplicadas a las bibliotecas ha facilitado los servicios de las mismas (como ejemplo el Z39.50 de alcance internacional e imprescindible en cualquier sistema de información).
3. ACTIVIDADES
Para el 15 de septiembre
- Hacer conocimiento la información del Módulo.
- Preparar tres preguntas para discusión grupal, relacionadas con el contenido del mismo.
- Participar activamente en la discusión de la temática propuesta.
Para el 17 de septiembre
- Subrayar los párrafos destacados del Módulo.
- Elaborar un cuadro sinóptico que muestre las diferencias y similitudes entre el centro de documentación y la biblioteca especializada
NOTA: Con base en el libro Importancia de las citas textuales y la bibliografía en la investigación universitaria:.. Elaborar la bibliografía de los artículos.
