B109 MI 03 Principios de la archivística

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA
B109 INTRODUCCIÓN A LA BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS AFINES
SEGUNDO SEMESTRE 2009
LICDA. DORA CRISTINA GODOY LÓPEZ

MÓDULO INSTRUCCIONAL No.3
Archivística: principios

OBJETIVOS:

Durante el desarrollo del Módulo, el estudiante:

1. Conoce los principios de la archivística
2. Diferencia correctamente dichos principios

TEMA 1. ARCHIVÍSTICA Y SOCIEDAD. CONSIDERACIONES HISTÓRICAS
http://castronauta.iespana.es/archivistica.htm

LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

Se basa en dos principios fundamentales: principio de procedencia y de las tres edades.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Principio fundamental de la Archivística que consiste en reunir los documentos producidos por una persona física o jurídica, institución u organismo sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en 1841 aunque no sería hasta el Congreso de Internacional de Archivos de París cuando este principio se consagra y comienza a aplicarse en la mayor parte de los países. Derivados del principio de procedencia son:

· El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor.

· El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

PRINCIPIO DE LAS TRES EDADES

Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres edades:

· Fase primera o de actividad
· Segunda edad o semiactividad
· Tercera edad o inactividad

En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen o se conservan en función de su valor histórico.

Esta teoría fue desarrollada en EE.UU. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Así los documentos se tratarán de una forma diferente.

Estos dos principios constituyen la base teórica de la disciplina que hasta entonces estaba caracterizada por la práctica.


PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS
http://www.modernizacionsecretarias.gov.co/adminFiles/Hv%20Teor%C3%ADa%20Archiv%C3%ADstica.ppt

UNIDAD DIDÁCTICA II.- EL TRATAMIENTO
http://www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/tema5.ppt.

Tema 5.- Los principios teóricos.

5.1.- El principio de procedencia.
5.2.- Respeto al orden original.
Como hemos visto a lo largo de la historia del tratamiento archivístico, la organización de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicación general.

A finales del siglo XVIII muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con criterios ideológicos o temáticos. (sistema de Daunon y Camus para los archivos nacionales de Francia).

A algunos fondos en la confusión y la subjetividad. Se mezclaban unos documentos con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas.
Cuando la situación de la práctica era más desalentadora, el archivero e historiador francés NATALIS DE WALLY, jefe de la sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior, redactó la circular de 25 de abril de 1851 titulada:

“Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales et communales”.

Como consecuencia de este texto nacía el principio de procedencia, primer fundamento teórico de la Archivística que dará lugar al período de pleno desarrollo o mayoría de edad.

Esto llevó a sumir El principio de procedencia, en una interpretación simplista pero muy adecuada, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de una entidad o de una persona natural o moral determinadas. Esto es lo que la archivística denomina fondos de los archivos de esa administración, esa entidad o esa persona.

En esencia, y casi como queda recogido en la definición anterior, el principio de procedencia consiste en respetar el origen de los fondos.

Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad.

Este principio se fue expandiendo rápidamente a otros países y, en uno de ellos, exactamente en Prusia, fue donde quedó completado.

Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip.

En esencia, este principio decía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o por materias.

Así nace el denominado principio de respeto al orden original de los documentos.

Con este nuevo principio general se completan los dos pilares básicos sobre los que descansan la teoría y la práctica archivística.

Unos años más tarde, en 1898, los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin publicaron su manual considerado como la biblia de los archiveros modernos.

Esta obra resultó ser el mejor vehículo de difusión de los mencionados principios.

Ambos principios se expandieron rápidamente y la comunidad archivística internacional los fue aplicando en todos los sistemas modernos.

A pesar de ser, el principio de procedencia, la base teórica fundamental de la archivística, no se ha librado de las controversias.

El archivero australiano Scott, ya en 1966, planteaba la contradicción existente entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organismos diferentes en un fondo.

Así mismo, la reproducción de la clasificación en las estanterías del depósito constituían un atraso, por cuanto cada incorporación de nuevos documentos exigía remover todo o parte del fondo de un archivo.

Realmente la mayoría de las controversias proceden de su aplicación o intentos de aplicación al modelo norteamericano; ya que en éste, el records group (normalmente no emplean el término fondo, cuando lo hacen es para referirse, genéricamente, a agrupaciones documentales más amplias) no se establece de acuerdo con el principio de procedencia de forma estricta, sino que además se consideran otros factores como la fluidez de las administraciones, el tamaño o volumen manejable y la reproducción física de la clasificación en la instalación de los documentos.
Las diferencias entre el concepto europeo de fondo y el norteamericano de records group, devienen sobre todo de que:

El primero está excesivamente influido por el peso de la documentación histórica, en función de la cual fue definido. De modo que mediante su aplicación no resulta muy difícil identificar los organismos del pasado y sus estructuras jerárquicas.

Y el segundo está influido por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, fluida y polijerárquica, que no siempre es posible delimitar.

Las diferencias también proceden de la distinta identificación de la procedencia:

Los archiveros norteamericanos tienden a identificar la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa.

Mientras que la gran parte de los archiveros europeos tiende a identificar la procedencia con la competencia origen del documento.

No obstante, existe un acuerdo prácticamente unánime de la importancia de conservar el contexto de creación de los documentos.

Influido por la preponderancia de la documentación contemporánea de una administración moderna, fluida y polijerárquica.

Identifican la procedencia con el creador de los documentos y su estructura organizativa.
Influido por el peso de la documentación histórica.

Identifican la procedencia con la competencia origen del documento.

Otros archiveros norteamericanos y australianos que critican el respeto de los fondos son: Boles, Bearman, Lytle y Smith.

En realidad, comprender la procedencia de los documentos, implica la comprensión de las funciones, competencias y tareas de la entidad cuyo sistema informativo ha producido dichos documentos.

Pues bien, este análisis de los orígenes y contextos que queda expresado en el principio de procedencia, ha sido el fundamento para la organización de los fondos.
Y nos va a clarificar:

Los propósitos y funciones de los documentos en cuestión,
por qué razón fueron creados y
por qué se reunieron de acuerdo con una estructuración concreta.

Según Menne-Haritz:

“Sólo una interpretación funcional de los contextos que rodean el origen de los documentos puede permitir que el principio fundamental de la archivística, es decir, el principio de procedencia siga teniendo validez, por que constituye un fundamento científico concluyente para la metodología de la descripción y la organización, así como para la valoración de los documentos”

De acuerdo con el principio de procedencia, los documentos de un fondo han de estar debidamente organizados según la estructura original o el orden natural de producción.

También favorece de manera clara la recuperación de la información, ya que el conocimiento del organismo o de la unidad productora y de sus funciones y actividades, son factores decisivos de esta primera fase del documento.

Por otra parte, este principio también puede afectar a los documentos electrónicos, pues su procedencia proporciona evidencia suficiente de su existencia.

Algunas aplicaciones informáticas recientes proporcionan información del contexto de creación de los documentos (como sucede, por ejemplo, con el correo electrónico), con elementos informativos tan relevantes como el autor, el destinatario, la fecha, la forma de transmisión, etc.

La aplicación de este principio en el tratamiento y gestión de los registros electrónicos, implica ir más allá en la necesidad de “intervención”; ya no se trata de intervenir en la fase activa, sino antes.

Estos principios son la base para:

Clasificar los fondos: establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental.
Elaborar un cuadro de clasificación que pongo de relieve la estructuración dada al fondo.
A modo de resumen:

La documentación generada por una Institución no debe ser jamás Mezclada con la de otra u otras Instituciones.

La documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser estructurada deacuerdo al orden natural que aquélla Institución le dio en su origen.

Respeto a la procedencia de los fondos
Respeto a la estructura original de los fondos y al orden de los documentos.

Algunos autores consideran el principio del ciclo de vida de los documentos como la base sobre la que se desarrolló el records management, mientras que otros lo consideran como el fundamento que justifica la ampliación del campo de actuación de la archivística.

Naturalmente, en estas opiniones subyace la polémica profesional que abordaremos en otro apartado.

Desde la postura de la archivística integrada se trata de una noción unificadora de los dos campos, y puede ser aplicada incluso a la gestión de los documentos electrónicos.

Antonia Heredia atribuye a Wyffels la invención de la “teoría de las tres edades de los documentos”:

ACTIVIDADES

Para el 4 y 6 de agosto

- Hacer conocimiento la información del Módulo.
- Preparar tres preguntas para discusión grupal, relacionadas con el contenido del mismo.
- Participar activamente en la discusión de la temática propuesta.

Para el 7 de agosto

- Subrayar los párrafos destacados del Módulo.
- Elaborar un cuestionario, un glosario y un resumen indicativo.

NOTA: Con base en el libro Importancia de las citas textuales y la bibliografía en la investigación universitaria:.. Elaborar la bibliografía del artículo.